Sådan implementerer I en hybrid arbejdsplads: seks vigtige områder

Er det nok at aftale to faste hjemmearbejdsdage og investere i nye headsets? Nej. En velfungerende hybrid arbejdsplads kræver, at I graver spadestikket dybere. Her er de seks områder, I bør have styr på.

De fleste organisationer har fået øjnene op for potentialet i en mere fleksibel arbejdsplads, der kombinerer fordybelsen ved hjemmearbejde med nærværet og kreativiteten ved fysisk samvær. Men lad os være ærlige: Distancearbejde er ikke kun godt for alle. For meget afstand og isolation tærer på kræfterne og kan i sidste ende føre til stress og mental udbrændthed. Så hvordan går I til opgaven med at designe jeres hybride arbejdsplads? Vores erfaring er, at det kræver en gennemarbejdet strategi, og investering i kompetenceopbygning hos både ledere og medarbejdere.

1. Start med at forstå kompleksiteten ved en hybrid arbejdsplads

At samarbejde hybridt giver mulighed for at samle det bedste fra begge verdener: fleksibilitet, fordybelse og fokustid ved distancearbejdet, kreativitet og nærhed ved det fysiske samarbejde. Hybriditet handler både om stedet, vi arbejder fra, og tidspunktet, vi arbejder på. Nogle opgaver løses bedst synkront, hvor alle er til stede samtidig; andre løses fint asynkront på det tidspunkt, der passer den enkelte, fx analysearbejde eller tungt skrivearbejde, der kræver koncentration. Søg inspiration udefra, når I gør jer klar: Selv holder vi inspirationsforedrag og workshops for HR, ledere og medarbejdere.

2. Sæt klare rammer for det hybride arbejde

Der kan være stor forskel på arbejdspladsers hybride muligheder. Det kan endda variere fra team til team efter opgavetype, kundekontakt og tidsafhængighed. Kortlæg rolletyper og identificér primære roller og opgaver: Hvad driver produktivitet og kreativitet hos jer? Hvor og hvornår er der behov for fysisk tilstedeværelse, og hvornår betyder sted og tidspunkt mindre? Overvej også, hvilke faktorer der skaber stærk teamånd og tilknytning: Hvad giver energi, hvornår er der brug for fokustid, hvordan koordinerer I bedst? Hjemmearbejde giver typisk mulighed for fordybelse, mens mødet i det fysiske rum fordrer kreativitet og tilknytning.

3. Træn lederne i hybrid ledelse

Mange ledere har erfaring med virtuel ledelse fra perioder, hvor hele teamet arbejdede hjemmefra. Men det er ikke mindre komplekst at lede hybridt og navigere mellem det fysiske og det virtuelle: Nogle medarbejdere er ofte på kontoret, andre primært hjemme. Det kræver målrettet fokus at skabe stærk teamånd i hybride teams, og at sikre fairness i bedømmelsen af medarbejdere, der sjældnere er fysisk til stede. Ledere skal lære at navigere mellem de to verdener og lede personale på nye måder, herunder at have mange små, uformelle interaktioner online med dem, der sjældent er på kontoret.

4. Sørg for, at alle er med på rejsen

Det hybride giver den enkelte mere fleksibilitet, men medarbejderne står forskellige steder: Nogle værdsætter hjemmearbejdet højt, andre spørger, hvorfor man ikke bare vender fuldt tilbage til kontoret. Kommunikér tydeligt, og involvér medarbejderne. Gør det klart, at det er en transformationsproces, hvor der udvikles og justeres undervejs, og kommunikér bredt, så alle forstår, hvordan de hybride muligheder bidrager positivt.

5. Gør kontoret attraktivt, og investér i hybrid teknologi

Når medarbejderne har fleksibilitet til at arbejde hjemmefra, får arbejdspladsen mulighed for at gentænke kontoret. Hvordan fremmer I kreativiteten, når I er samlet? Hvordan gør I det ekstra attraktivt at være på kontoret? Og hvordan mødes dem på kontoret hybridt med dem, der er hjemme? Hvis teknologi og mødelokaler ikke er indrettet til det, kan det i en overgangsperiode være nødvendigt at bede alle deltage i møderne fra egen pc, men erfaringen viser, at det ikke holder på sigt. De medarbejdere, der møder op, ønsker at være til stede sammen. Heldigvis falder omkostningen ved at indrette rigtige hybride møderum støt.

6. Byg hybride mødekompetencer

Ledelsen bør definere klare rammer for, hvad der forventes til møder. Er det i orden ikke at tænde kameraet, eller er det rimeligt med en politik om, at man altid er kameraparat, når man arbejder hjemmefra? Både ledere og medarbejdere skal lære at facilitere hybride møder: Det er først, når fem mennesker sidder i mødelokalet og to deltager virtuelt, at det virtuelle samarbejde står sin prøve. Derudover skal både ledere og medarbejdere kunne vurdere, hvilke rammer der passer til de enkelte opgaver, hvis det hybride arbejde skal fungere effektivt.

Vejen videre herfra

Den hybride arbejdsplads er stadig nyt land for mange, og I skal uden tvivl lære og bygge videre undervejs. Heldigvis er der solide erfaringer at trække på. Læs også guiden Hvad er hybridledelse? og artiklen Hybrid arbejdsplads: De tre vigtigste opgaver for ledere og HR.

Har I brug for inspiration eller sparring omkring jeres strategi? Så tager vi meget gerne en snak. Se foredraget Hybridledelse 2.0, eller kontakt os.