5 gode grunde til at hybridmødet SKAL fungere

Skal vi droppe hybridmødet, når vi ikke kan samle alle deltagere i samme rum? Nej. Her er fem grunde til, at hybridmøder skal fungere på den fleksible arbejdsplads.

Man støder med jævne mellemrum på argumentet om, at vi bør droppe hybridmødet: Hvis ikke alle deltagere kan samles i samme rum, bør alle i stedet deltage hver for sig bag egen skærm. Selvom det i teorien kan lyde tiltalende, er der overvældende grunde til, at vi er nødt til at udvikle hybride mødekompetencer i den virkelige, fleksible verden.

De fleste af os har prøvet det: at deltage i et hybridmøde fra en ekstern placering, mens de andre sidder sammen i et mødelokale. Det kan være en frygtelig oplevelse. Uhørbar lyd, folk der taler i munden på hinanden i lokalet, den lille lydforsinkelse, der gør det svært at komme til orde, eller mødelederen, der glemmer dem hjemmefra. Sidder du selv i rummet, er det nemt at glemme dine eksterne kolleger, selv med de bedste intentioner.

Som mennesker har vi en nærhedsbias, der instinktivt får os til at være mest opmærksomme på dem, der er fysisk tæt på os, og favorisere dem. En velkendt strategi er derfor at tvinge alle til at deltage online med “Virtual First”, som udjævner spillereglerne og gør oplevelsen ens for alle. Som en deltager engang sarkastisk kommenterede under en kundeworkshop: “Det er perfekt, det gør det bare til en lorteoplevelse for alle.” Selvom vi ikke selv ville formulere det sådan, er der meget sandhed i kommentaren: Rent virtuelle møder kan også være forfærdelige.

Så hvorfor skal vi få hybridmøder til at fungere?

1. Vi skal gribe enhver mulighed for at se væk fra skærmen. I det fleksible miljø er vi dybt afhængige af digitale værktøjer, og samtidig stiger den arbejdsrelaterede stress. Back-to-back-videomøder og konstante notifikationer får os til at kontekstskifte, miste fokus og glemme pauserne. Teknostress og infobesity er voksende problemer, og fokus på tech/life-balance er en del af svaret.
2. Vi skal styrke kulturen, relationerne og samarbejdet på tværs. På distancen bliver vi mere opmærksomme på opgaven og mindre på relationerne, den organisatoriske lim. En effektiv måde at styrke båndene på er kvalitetstid sammen på kontoret. Ikke spredt ud over kontorlandskabet med headset og laptop.
3. Vi skal gøre kontortiden værd at pendle til. Vi hører ofte kunder klage: “Jeg er til virtuelle møder hele dagen” eller “når jeg tager på kontoret, er mine kolleger der ikke”. I Microsofts 2022 Work Trend Index angav 38 %, at de ikke vidste, hvornår og hvorfor de skulle tage på kontoret. Pendler man 45 minutter for at sidde i videomøder, begynder man med rette at spørge hvorfor. Kontortiden skal forstærke det, vi nyder mest ved kontoret: menneskelig kontakt.
4. Vi får brug for de hybride mødefærdigheder alligevel. Nogle møder fungerer bedst, når alle er samlet, og fælles retningslinjer for mødetyper er best practice. Men hvis en kollega er hjemme med et sygt barn eller strandet hos en kunde: Vil I så aflyse mødet? Eller bede de ni andre deltagere, der lige er fløjet ind, om at sprede sig ved hver sit skrivebord? Næppe. Personen deltager hybridt, og så skal det fungere.
5. Møder var aldrig perfekte før. Vi glorificerer gerne fortiden, men lad os være ærlige: I en undersøgelse fra 2017 sagde 65 % af lederne, at møder forhindrede dem i at få deres arbejde gjort, og 71 % fandt møderne uproduktive. Hybridstrategien gør os blot mere opmærksomme på problemerne, og giver os en anledning til at gøre møderne markant bedre med mere struktur og smartere samarbejde.

Microsoft har målt en stigning på 252 % i tid brugt i Teams-møder for den gennemsnitlige bruger siden 2020. Ikke underligt, at mange føler sig trætte og overvældede. Det er tid til at gentænke møderne og rette op på den samlede mødekultur. Og når vi genopfinder, så lad os bygge hybridkompetencerne ind fra starten.

Hvordan griber I så opgaven an? Vi har samlet vores læring her: Hybrid mødekultur: Fem greb, der genopfinder jeres møder. Og skal mødelederne have et løft, så læs Hybrid mødeledelse: Mødelederen skal agere tv-vært.

Vil I have hjælp til at opbygge en bedre (hybrid) mødekultur? Vi inspirerer, holder workshops og rådgiver. Se foredraget Hybridledelse 2.0, eller kontakt os.