Hybrid mødekultur: Fem greb, der genopfinder jeres møder

Ineffektive møder dræner både produktivitet og trivsel, og de hybride møder har gjort opgaven sværere. Her er fem initiativer, der genopfinder jeres mødekultur.

Hybride møder er blevet hverdag på de fleste arbejdspladser. De tilbyder fleksibilitet, men giver også nye udfordringer, der kræver, at vi gentænker mødekulturen. I artiklen 5 gode grunde til at hybridmødet SKAL fungere argumenterer vi for, hvorfor hybride møder er kommet for at blive, og hvorfor de er en anledning til at tackle mangeårige problemer i mødekulturen. Tilbage står spørgsmålet: Hvordan forbedrer I så jeres hybride mødekompetencer og den samlede mødekultur?

Møder er en nøglekomponent i enhver succesfuld organisation og påvirker direkte effektivitet, samarbejde og trivsel. Alligevel kæmper mange organisationer med en ineffektiv mødekultur, der hæmmer produktiviteten og skaber frustration. Du står ikke alene med udfordringerne: På tværs af de kunder, vi rådgiver, ser vi de samme problemer gå igen, uanset virksomhedskultur, organisationsstruktur og forretningstype.

Fem greb, der styrker mødekulturen

1. Giv jeres mødekultur et sundhedstjek

Start med at stille skarpt på, hvad ledere og medarbejdere oplever i dag. Hvor hyppigt har I møder? Er formålet klart? Er der altid en god agenda, og holder I jer til den? Holder I mødetiden? Overvej også, om medarbejderne har tilstrækkelig tid mellem møderne til fokuseret arbejde, opfølgning og mental restitution. Og om nogle møder overhovedet burde være møder, eller kunne håndteres mere effektivt asynkront.

Medarbejderfeedback er værdifuld, men suppler den med faktuelle datapunkter fra jeres samarbejdsplatform, så I får et samlet billede. Nøgletal kan fx være:

• Gennemsnitlig mødehyppighed og -varighed
• Hvor ofte møder løber over eller starter for sent
• Gennemsnitlig tid til fokus og opfølgning
• Avancerede målinger som engagement i fjerndeltagelse

2. Skal mødekulturen ændres, skal alle med om bord

Vil I for alvor forbedre mødekulturen, er det afgørende at involvere alle i processen. Vores erfaring er, at feedback fra en bred kreds af medarbejdere giver både værdifuld indsigt og en langt bedre forandringsproces. Læs, hvordan skalerbare samtaler kan give alle en stemme: Medarbejderinvolvering: Topledelsen ser kun 4 % af problemerne.

Med afsæt i medarbejdernes input kan I lave et kortfattet “best meeting practices”-dokument, der er let tilgængeligt for alle. Henvis jævnligt til standarderne i den officielle kommunikation, og sørg for, at dokumentet tydeligt afspejler de nuancer, I har opfanget i feedbacken, så det opleves som en hjælp til medarbejderne og ikke som et regelsæt. Emner, der typisk indgår:

• Hvad skal en mødeinvitation altid indeholde (dagsorden, mødetype, formål)?
• Hvornår er hybrid deltagelse ok, og hvornår foretrækkes fysisk fremmøde?
• Hvad er grundreglerne for en inkluderende mødeoplevelse for alle?
• Hvornår skal det være et møde, og hvornår er asynkront samarbejde bedre?
• Hvordan ser god mødeledelse og god deltagelse ud?
• Retningslinjer, der sikrer tid til fordybelse og pauser mellem møder

3. Brug teknologien som vanebryder

Selv med de bedste intentioner er det let at falde tilbage i dårlige vaner, når man jonglerer opgaver, mails og møder. Små justeringer i de værktøjer, I bruger dagligt, kan kortslutte de dårlige vaner. Mange har fx god erfaring med at sætte Outlook op til automatisk at booke møder på 25 eller 50 minutter i stedet for 30 eller 60. Det skaber tiltrængte pauser mellem møderne.

Teknologien kan også hjælpe med at bygge bedre vaner op: Værktøjer som Meeting Decisions integrerer med Outlook og Teams og hjælper med at samskabe dagsordener, distribuere forberedelsesmateriale, holde mødetiden og følge op på beslutninger og opgaver efter mødet.

4. Hybrid-(gen)aktivér jeres mødelokaler

Arbejdslivet er for kort til elendige hybride møder med dårlig lyd og billede. Den hybride omstilling har heldigvis accelereret innovationen og konkurrencen på mødeteknologi. Stil tre kontrolspørgsmål til jeres lokaler:

• Kan et møde startes inden for det første minut, efter I er kommet ind i lokalet?
• Kan alle høre og se klart, begge veje?
• Er det nemt at dele indhold?

Hvis ikke, findes der ofte måder at opgradere det eksisterende udstyr på, som ikke koster en formue.

5. Investér i (hybride) mødefærdigheder

De fleste organisationer har allerede lært medarbejderne at dele præsentationer, række hånden op og sende emojis i Teams eller Google Meet. Men det, der skal fokus på, er de centrale færdigheder, der gør møder engagerende og effektive for både dem i lokalet og dem derhjemme. Måske skal den næste træning se sådan ud:

• Brug teknologi til at understøtte kreativitet og samarbejde
• Planlæg og forbered møder, så deltagerne har lyst til at engagere sig
• Brug møder som et effektivt ledelsesværktøj, for både produktivitet og trivsel
• Sådan laver I den knivskarpe agenda
• Sådan sikrer I bedre forberedelse og opfølgning
• Facilitering og kommunikation, der holder tiden og engagementet

Mange tilbyder træning i mødefærdigheder. Det, der adskiller vores tilgang, er kombinationen af de bløde færdigheder med konkrete justeringer i jeres eksisterende værktøjer, der bryder gamle vaner og øger sandsynligheden for varigt bedre møder.

Vil I have hjælp til at løfte jeres mødekultur? Det tager vi bl.a. fat på i foredraget Hybridledelse 2.0 og i foredraget om trivsel. Læs også Mødeoverload: Sådan får I fokustiden tilbage.