Mødeoverload: Sådan får I fokustiden tilbage

Kalenderen er fuld, men fokustiden er forsvundet. Det er den klassiske bivirkning ved hybridarbejde, og det er sjældent møderne i sig selv, der er problemet.

Da arbejdet blev fleksibelt, blev mødet vores standardsvar på næsten alt. Skal vi koordinere? Book et møde. Skal vi tage en hurtig beslutning? Book et møde. Resultatet er en kalender, der ligner en mur, og en fokustid, der er presset ud i kanterne af dagen. Og prisen er høj. Informationsforskeren Gloria Mark fra University of California har beskrevet, at det i gennemsnit tager omkring 23 minutter at finde tilbage til fokus efter en afbrydelse. Hvert overflødigt møde koster altså ikke kun den halve time, det fylder i kalenderen. Det koster også vejen tilbage til koncentrationen bagefter.

Problemet er ikke møderne, det er vanerne

De fleste mødeproblemer er vanesager, ikke værktøjsproblemer. Vi mødes, fordi vi plejer at mødes, og fordi det føles trygt at se hinanden frem for at skrive sammen. Men hvert møde, vi booker uden at tænke over det, koster nogen andre deres fokustid.

Tallene bekræfter mavefornemmelsen. I Microsofts Work Trend Index svarede 68 % af 31.000 adspurgte, at de ikke har tilstrækkelig uafbrudt fokustid i løbet af arbejdsdagen. Når kalenderen er fælles, og fokustiden ikke er, ender alle med at tabe.

Sådan spotter I mødeoverload

Mødeoverload sniger sig ind, og de fleste teams opdager det først, når skaden er sket. De tydeligste tegn er til at få øje på, når man først kigger efter dem:

• Kalenderen ligner en mur. Der er ingen huller til at tænke, forberede eller trække vejret mellem møderne.
• Det egentlige arbejde er flyttet til ydertimerne. Fokusopgaverne bliver først til noget tidligt om morgenen eller efter aftensmaden.
• Møderne har ingen tydelig ejer eller formål. Ingen ved helt, hvorfor de er inviteret, men alle takker ja for en sikkerheds skyld.
• Folk multitasker sig gennem møderne. Når kameraet er slukket, bliver mødet til baggrundsstøj, mens de forsøger at nå noget andet.

Genkender I tre ud af fire, er det ikke jer, der er noget galt med. Det er systemet, der trænger til en aftale.

Tre greb, der virker

Den gode nyhed er, at mødeoverload sjældent kræver en stor omorganisering. Tre konkrete greb rykker det meste.

1. Gør 25 og 50 minutter til standard

Korte møder slutter til tiden og giver luft imellem. Sæt det som default i kalenderen, så det ikke kræver en beslutning hver gang. De ekstra fem eller ti minutter er ikke spild. Det er den pause, hjernen skal bruge for at møde op i det næste punkt. Den typiske indvending er, at man ikke når det hele på 25 minutter. Som regel er det omvendt: en stram ramme skaber fokus, og de møder, der før flød ud i en hel time, bliver skarpere, når tiden er knap.

2. Indfør fælles mødefri blokke

To formiddage om ugen uden møder beskytter fokustiden for alle på samme tid, og det er nemmere at holde, når hele teamet gør det. Individuel fokustid falder fra hinanden i det øjeblik, en enkelt vigtig invitation lander oven i den. Fælles blokke holder, fordi ingen skal forsvare dem alene. Bange for at det gør jer utilgængelige? Det modsatte sker som regel. Når alle ved, hvornår I ikke er i møder, bliver det lettere at planlægge det, der faktisk kræver jer samlet.

3. Ingen dagsorden, intet møde

Et møde uden et tydeligt formål er en samtale, der kunne have været en besked. Gør dagsordenen til adgangsbilletten. Det lyder firkantet, men det er en af de venligste regler, I kan give hinanden, fordi den tvinger afsenderen til at tænke sig om: Er det her et møde værd, eller kan det klares asynkront?

“Et møde uden dagsorden er en samtale med en kalenderinvitation.”

Det starter i ledelsen

Mødekultur sættes fra toppen. Når lederen selv aflyser det overflødige møde, beskytter sin egen fokustid og siger nej til at deltage i alt, giver det resten af teamet lov til det samme. Færre, bedre møder er ikke en kalenderøvelse, det er en ledelsesbeslutning.

Jeg har selv prøvet det. I min tid som hybrid leder i Microsoft nåede vi et punkt, hvor teamet var enige: der lå ganske enkelt for mange interne møder i ugen, og en stor del var booket af folk uden for teamet. Så vi lavede en aftale. Interne møder måtte kun ligge mandag og fredag, medmindre noget helt særligt krævede, at vi mødtes. Resten af ugen skærmede vi til det, der faktisk flyttede salget. Vi var et kunderettet team, så det var nemt at samle opbakning bag mere kundetid.

Det, vi ikke talte om dengang, var pauserne mellem møderne, tiden til fokusopgaver og den mentale restitution. Det ville jeg ønske, jeg havde vidst mere om dengang. For det er ikke nok at rydde kalenderen. Der skal også være luft i den tid, man rydder fri, ellers fylder noget andet den bare op igen.

Start småt: vælg ét af de tre greb, og kør det i en måned. Det er tit nok til at mærke forskellen og til at få fokustiden tilbage i kalenderen. Vil I arbejde mere systematisk med rytmer og fokustid, er det en af de fem discipliner i De 5 R’er, og vi tager det med i vores foredrag om trivsel og digital arbejdshygiejne.