Nu havde vi lige vænnet os til at arbejde hjemmefra med videomøder, webinarer og masser er mailkorrespondance, og fordi vi generelt er blevet glade for at arbejde hjemme, fastholder mange virksomheder muligheden – på deltid.

To-tre dage om ugen sidder flere fortsat og arbejder fra hjemmekontoret, mens de øvrige dage skal tages fra kontoret. Nogle virksomheder går endnu længere, og lader planlægningen af arbejdslokation være fuldstændig op til den enkelte medarbejder. Det skaber nye udfordringer for samarbejdet og ledelse af medarbejdere.

Deltid på kontoret

Det asynkrone arbejde kræver rammer og struktur. Både når det gælder det daglige samarbejde, ledelse og møder.

Inddrag ledere og medarbejdere i processen med at udarbejde rammerne, og kommuniker dem til alle, så ingen er i tvivl om, hvordan I arbejder i virksomheden med de hybride rammer. Hvor mange elementer ændrer sig med den hybride arbejdsform.

Mødet bliver nu en kombination af video og fysisk møde, hvilket gør det endnu sværere at engagere og fastholde alle deltagere om dagsorden og emner. Samarbejdet i dagligdagen, hvor flere beslutninger hurtigt kan træffes på uformelle korte gangmøder, bliver vanskeligere, fordi man nemt glemmer, at kollegaen, der er involveret, ikke var til stede.

Et andet oplagt sted, hvor man risikerer at tabe medarbejderne, er ved onboarding af nyansatte. Det var allerede et problem, da vi alle sad hjemme. Men selv om vi nu er delvist på kontoret, er der risiko for, at den nyansatte bliver ”glemt” i dagligdagen. ”For når ”nogen” er på kontoret, har de nok taget sig af at opdatere den nye kollega”. Mange medarbejdere kan måske også nemt fastholde de vaner de havde i den periode, hvor de har arbejdet 100 procent hjemmefra. Og i de enkelte teams skal man måske diskutere om der er brug for mere tilstedeværelse fra alle på kontoret, når nye kommer ombord.

Der er store fordele ved at fastholde muligheden for hjemmearbejde. Mere fleksibilitet i dagligdagen for den enkelte, mulighed for fordybelse, når der skal skrives en rapport eller en statistik skal gennemgås. Så hurra for, at virksomhederne ikke bare tvinger alle tilbage i kontormøllen på fuldtid.

Risiko for stress

Den nye arbejdsmåde kan desværre også være en potentiel stressfaktor. Med mange hybride møder er transporttid og pauserne inddraget til mødetid. Møder bliver ofte lagt back to back, hvilket gør, at forberedelsestid og pauser forsvinder. Mails og dagsordener bliver læst under mødet, fordi man ikke har tid til forberedelsen mellem møder.

Det betyder, at man er uforberedt og ukoncentreret, hvilket igen genererer stress og utilfredshed. I sidste ende går det både ud over den enkelte medarbejder, som i værste fald står af, og det går desuden ud over den generelle effektivitet og produktivitet.

Skab rammerne med medarbejderne

Det asynkrone arbejde kræver rammer og struktur. På den måde kan I modarbejde usikkerhed og stress blandt medarbejderne. Både når det gælder det daglige samarbejde, ledelse og møder.

Sørg for at skabe rammerne for hvornår gør vi hvad. Hvilke opgaver passer til arbejdet hjemme, og hvornår er det bedre at være på kontoret. Hvornår arbejder vi, og hvornår holder vi fri, og hvordan kommunikerer vi med hinanden. For at undgå usikkerhed og stress, vil det være nødvendigt at udarbejde fælles principper, som alle kan være med på, og arbejde efter.

Inddrag ledere og medarbejdere i processen med at udarbejde rammerne, og kommuniker dem til alle, så der ingen er i tvivl om, hvordan arbejdet I arbejder i virksomheden med de hybride rammer.

Begynd evt. med en survey for at tage temperaturen på, hvordan medarbejderne har det med det hybride. Følg op med en workshop, og tag udgangspunkt i resultaterne med de aktiviteter, i arbejdet med at udforme rammer og kommunikation om det hybride arbejde. Så opnår I det bedste resultat.

De gode råd

En del af jeres kommunikation bør være helt konkrete gode råd om, hvordan medarbejdere og ledere skal forholde sig, og hvad de skal være opmærksomme på i den hybride hverdag.

Her har I et par forslag:

Husk dine medarbejdere og kollegaer, når der holdes uformelle møder – ikke alle er til stede
Husk, at være engageret og velforberedt til de hybride møder. Det kræver ekstra af dig, når der både er deltagere rundt om bordet og bag computerskærmene derhjemme.
Husk på at få de nye medarbejdere involveret uanset om de eller du sidder hjemme
Husk at tale med dine kollegaer frem for at sende en mail. Både dem på kontoret og dem derhjemme.
Gør meget mere kommunikation skriftlig og præcis

Få hjælp til at komme videre

Den hybride model giver mulighed for at høste helt nye fordele på fremtidens arbejdsplads. men det kræver også en målrettet planlægning og fokuseret eksekvering at komme stærkt igennem transformationen. Selv når viljen til forandrig er der, kan det være nemt at falde tilbage i de gamle vaner. Måske i har brug for rådgivning og inspiration udefra. Vi holder foredrag, workshops og rådgiver om hybrid ledelse, kommunikationsstrategier og effektiv hybrid samarbejde i fremtidens hybride arbejdsplads.

Hør mere om vores ydelser

Har du lyst til at høre mere om hvordan vi har hjulpet andre kunder med det hybride, så udfyld nedenstående formular.

Danmark er på vej tilbage på kontorerne. Men mange virksomheder har set mulighederne i hjemmearbejde, videomøder og digitale platforme til det daglige samarbejde efter et år med stort set konstant hjemmearbejde for de fleste kontorfolk. Det gør mødelederen til tv-vært.

Mange virksomheder indfører nu muligheden for at fastholde hjemmearbejdet et par dage om ugen for alle medarbejdere. Fleksibiliteten, muligheden for fordybelse og de teknologiske samarbejdsformer har vist sig at være med til at effektivisere arbejdet på tværs af brancher.

Det betyder, at ledere fremover bliver hybride. Bare rolig. Det gør ikke ondt, men stiller nye krav, når ledelse og, ikke mindst, møderne skal udøves som en kombination af videomøde og fysisk møde i virksomhedens mødelokaler.

Lær af Breinholt, Linde og Cordon

Den hybride mødeleder skal finde nye forbilleder, når det gælder mødeledelse. Der er inspiration af hente fra Sofie Linde, Anders Breinholt og de store amerikanske talkshowværter, som James Cordon og Jimmy Kimmel. Værter, der er vant til at tale til og fange opmærksomheden både hos gæsterne i studiet og tv-seerne, der sidder hjemme i stuen.

For den hybride mødeleder skal nemlig lære at se sig selv som tv-vært, der både skal nå ud til sit fysiske live-publikum, som sidder rundt om mødebordet eller i konferencerummet, og til dem, der sidder hjemme i stuen. Det kræver forberedelse og øvelse. Både på det overordnede plan, hvor selve mødeledelsen med skal trænes, og også det helt konkrete indholdsmæssige plan, hvor indholdet på det enkelte møde skal sidde knivskarpt og være ekstremt velforberedt, inden man går ind til mødet.

Brænd igennem – ellers mister du deltagerne

Det kan måske lyde banalt. For selvfølgelig forbereder alle sig til deres møder. Men med et hybridmøde kræver det ekstra forberedelse og træning. Og måske endda cue cards som tv-værter benytter, hvis de ikke lige har en teleprompter.

Det, man kan lære af tv-værterne, er nærvær, og det at skabe engagement blandt mødedeltagerne. Du skal som mødeleder lære at veksle mellem at tale direkte til dem, der sidder i samme lokale som dig og til dem, der sidder bag skærmen derhjemme. Begge parter skal føle sig som en del af mødet, som inddraget og være engageret i det, I holder møde om. Det kræver, at du er på og brænder igennem helt hjem i de små stuer, hvor du er i konkurrence med de mange distraktioner.

Kig i kameraet

Det kræver noget at tale til begge grupper samtidig, og du taber nemt dem, der sidder derhjemme. De har meget andet, de kan lave end at følge med i mødet. Der er altid mails, som man kan svare på, oplæg, der kan læses og Facebook, der skal tjekkes. Og fanger du ikke deltagerne, er de meget hurtigt stået af for at helligere sig andre aktiviteter.

Med et par gode råd når du langt. Men ligesom man ikke kan læse sig til at komme i god form, kan man heller ikke læse sig til at blive en god hybrid mødeleder. Derfor skal du i gang med at træne. Og heldigvis er der hjælp at hente. Breinholt og de andre studieværter er ikke blevet gode til deres job helt selv, kan jeg afsløre. De har trænet, og fået hjælp, og der er værd at overveje, om du og dine kollegaer ikke også skal i gang med at træne til at blive gode hybride mødeledere.

Gode råd

Den gode hybride mødeleder skal huske:

Nærvær – tal til alle
- Skift mellem at tale til dem i mødelokalet og dem derhjemme
- Kig i kameraet, når du taler til dem, der sidder hjemme
Kommunikér med god energi til allE
- Smil uden at overdrive
- Hav styr på agendaen så du ikke fumler
Sæt dig op inden mødet
- Mental forberedelse er endnu vigtigere ved hybride møder
- Sæt tid af inden mødet, hvor du øver dig og sætter dig op. Vigtigt ikke at komme hastende ind til hybride møder
Skab dialog og engagement
- Få alle med – stil spørgsmål og opfordre til dialog
Betoninger og sprog er vigtigt
- Tal tydeligt – vend hovedet den rigtige vej mod mikrofonen