En nylig undersøgelse fra DI viser at danske virksomheder forventer en fordobling af medarbejdere der arbejder hjemmefra efter Corona. Mange ledere har opdaget fordelene ved forøget fleksibilitet, og indset at hjemmearbejde ikke betyder faldende produktivitet. Omvendt er der også skyggesider. Det er super svært at være ny medarbejder der onboardes virtuelt, og flere og flere bliver ramt af trivselsrelaterede udfordringer. Meget tyder på at rigtig mange af os vil søge tilbage til arbejdspladsen i mødeformer hvor vi er tættere på hinanden og den menneskelige interaktion, når nu verden åbner mere op igen. Jeg er overbevist om at vi går ind i en virkelighed der stille endnu større krav til ledere og medarbejdere når vi skal kunne interagere i en verden der er hybrid. Hvor nogle vælger at være hjemmefra, og andre er til stede på arbejdspladsen. Vi skal til at tillære os kompetencer indenfor hybrid samarbejde.
”Vi skal gentænke, hvordan vi tænker møder”
Jeg har prøvet det mange gange. At sidde i et møde som eneste online deltager, mens resten af teamet sad i et mødelokale i Dublin, London eller Seattle. Det var ærligt talt meget sjældent en god oplevelse. Oftest sad mine kolleger i lokaler med en halvsløj mikrofon og et kamera der ikke gav megen mulighed for at se hvad der foregik hverken i rummet eller på tavlen. Og hvis ikke mødelederen havde en klar fokus på inklusion af alle, var det nemt at blive glemt i baggrunden. Jeg har talt med mange ledere som i Corona tiden har indført regler om at alle deltager online fra egen computer, i sådanne situationer. Det er i min optik en udmærket løsning nu og her, men næppe den optimale løsning for fremtiden. Vi skal gentænke hvordan vi tænker møder, og hvordan vi sikrer optimale betingelser for både online deltagere og dem der er fysisk til stede på arbejdspladsen.
Vil du skabe gode betingelser for hybrid samarbejde, så start med at fokusere på møderne
”Vi skal uddanne vores ledere i hybrid ledelse og hybride samarbejdsformer”
Det er sværere at opbygge relationer, når du ikke interagerer ansigt til ansigt. Og som mennesker vil vi oftest have en tendens til at dele hurtigere med dem vi ses med fysisk, end dem vi samarbejder med på distancen. Men hvis man som arbejdsplads ønsker inklusion og diversitet, og samtidig vil høste potentialet ved fleksible samarbejdsformer, ja så er man i min optik nødt til at sikre kompetenceopbygning. Vi skal uddanne vores ledere i Hybrid Ledelse. Den hybride leder har forståelse for hvordan man skal ledes på distancen, og lytter ekstra efter de signaler der er skjult når man ikke ser hinanden fysisk. Og den hybride leder har evnen til at skabe stærkt teamsamarbejde på tværs af geografiske skel. Organisationer der vil fremme hybride samarbejdsformer bør investere i mennesker, processer og teknologi der fremmer betingelserne for godt samarbejde.
Jeg er overbevist om at det er nu vi skal handle hvis vi gerne vil fordre nye samarbejdsformer. Derfor anbefaler jeg virksomheder at starte ud med at definere klare politikker for hybride møder, og investere i nødvendig teknologi der kan bygge bro mellem online og fysiske mødelokaler. Jeg har samlet nogle af mine erfaringer i nedenstående liste. Måske den kan tjene til inspiration for dig.
I mødelokalet
- Sørg for, at teknologien er i orden. Især er det vigtigt at lyd er i topkvalitet, og så skal video meget gerne være knivskarp og kunne vise både møderum som helhed og den enkelte taler. ’
- Hvordan er skærmen placeret i forhold til mødebordet? Føles online deltagere som en naturlig del af mødebordet?
- Er det et større møde så er det absolut nødvendigt at delegere ansvar for teknikken til en anden end taleren. Log gerne på mødet med en separat enhed for at sikre at lyd og slides kommer ordentlig igennem, og hold hele tiden øje med chatten.
- Ved større events er det også vigtigt at alle spørgsmål fra lokalet gentages af taleren, eller at publikum har mulighed for at stille spørgsmål gennem en mikrofon.
- Vær opmærksom på lydbilledet og dit bidrag til det. Mikrofoner filtrerer ikke lyd på samme måde, som dine ører gør så det er svært forstyrrende hvis der feks. knitres med papir op af konferenceenheden
- Gennemtænk hvordan i samarbejder før mødet, og hvilken teknologi der skal bruges. Hvis man ikke har en af de nyere smartscreen løsninger, bør man holde sig fra at bruge den traditionelle tavle og i stedet projicere et online whiteboard op på projektoren. Alt der deles og arbejdes på, skal kunne ses af alle.
- Planlæg gerne gruppearbejde på forhånd, og gennemtænk, hvad der er nødvendigt for, at onlinedeltagere kan være fuldt inkluderet.
- Invester i ordentlige headsets og kameraer til alle online deltagere hjemmefra. Det er godt givet ud, og vil helt sikkert tjene sig hjem i forøget møde effektivitet hurtigt.
- Gør plads til, at onlinedeltagerne kan bidrage.
Tip til onlinedeltagere
- Behandl mødet på samme måde, som hvis du var til stede fysisk. Det vil forhåbentlig sige at du ikke læser mails eller arbejder på andre projekter.
- Hvis du ikke kan være til stede hele tiden, så lad facilitatoren vide det.
- Husk at slå mikrofonen fra, når du ikke taler, og tænde den, før du gør det.
- Deltag! Erkende, at det er sværere end at være i rummet og gør dit til at dine pointer også kommer igennem
- Hvis du går glip af noget, skal du bede om, at det gentages.
- Vær opmærksom på, hvad deltagerne på stedet kan høre og se. Feks. kan deltagere i mødelokalet høre baggrundsstøj som du måske ikke hører med et headset på.
Vi er mange der længes tilbage til arbejdspladsen og fysiske møder. Samtidig har Corona tiden rykket os langt i forhold til at favne hinanden virtuelt, turde tænde video kameraet og indse at der er nogle opgaver der bare håndteres rigtig godt hjemmefra. Der er store potentialer i at tillade en øget grad af fleksibilitet, også i forhold til geografisk lokation. Vi skal ikke tilbage til tiden før Corona, vi skal fremad mod en ny arbejdsplads der favner det hybride samarbejde.
