Vejen mod en fleksibel og effektiv arbejdsplads
Der er mange der snakker hybrid workplace for tiden. Som en positiv Corona senfølge, har virksomheder fået øjnene op for potentialet i at designe en mere fleksibel arbejdsplads, hvor man samtidig udnytter potentialet i fysisk samvær og nærvær. For lad os være ærlige. Det virtuelle var absolut ikke kun godt for alle. Specielt i den anden halvdel af Corona nedlukningen, har vi for alvor mærket hvordan distance og isolation har tæret på kræfterne, og sågar bragt mange ud i stress og mental udbrændthed. Så hvordan går vi til opgaven med at designe fremtidens workplace strategi? Er det nok bare at aftale to faste hjemmearbejdsdage, eller investere i nye headsets til medarbejderne? Vores erfaring siger at man skal grave spadestikket dybere, investere i at opbygge den rette strategi, og investere i kompetenceopbygning hos ledere og medarbejdere.
Her er vores bud på 6 punkter du bør overveje:
1. Start med at forstå kompleksiteten ved en hybrid arbejdsplads
At samarbejde hybridt giver mulighed for at samle det bedste fra begge verdener. Hybriditet kombinerer fleksibilitet, fordybelse og fokustid ved distancearbejdet med kreativitet og nærhed ved fysisk samarbejde. Når man snakker om hybriditet handler det både om lokationen vi arbejder fra, men også tidspunktet vi arbejder på. Nogle opgaver løses bedst synkront, altså i mødet hvor vi begge er til stede på samme tidspunkt. Andre løses fint asynkront, hvor vi egentlig kan løse opgaven på det tidspunkt der passer os bedst. Det kan eksempelvis være analysearbejde, eller tungt skrivearbejde der kræver fokus og koncentration. Vi anbefaler at søge inspiration udefra og skabe inspiration for jeres ledere. når i skal gøre jer klar til den hybride arbejdsplads. Selv holder vi inspirations foredrag og workshops for HR, ledere medarbejdere.
2. Sæt klare rammer for det hybride arbejde
Der kan være stor forskel på de enkelte arbejdspladsers hybride muligheder, det kan sågar variere fra team til team alt efter opgavetype, kundekontakt, tidsafhængighed mm. Det vil ofte være en god idé at kortlægge rolletyper og identificere primære roller og opgaver. Hvad driver produktivitet og kreativitet hos jer? Hvor og hvornår er der behov for at medarbejdere er fysisk tilstede samtidig, og hvornår betyder lokation eller tidspunkt mindre. Det er vigtigt her også at overveje hvilke faktorer der skaber stærk teamånd og tilknytning til arbejdspladsen. Hvad skaber energi blandt medarbejdere, hvornår er det brug for fokustid, hvordan koordinerer vi bedst, og hvordan skaber vi det stærkeste samarbejde? Hjemmearbejde giver typisk mulighed for en større grad af fordybelse, mens mødet i det fysiske rum fordrer kreativitet og tilknytning.
3. Træn ledere i hybrid Ledelse
Mange ledere har det sidste år stiftet bekendtskab med virtuel ledelse. Ofte i situationer hvor alle medarbejdere har været hjemsendt på samme tid. Det har været udfordrende at skabe gejst og tilknytning på distancen, men det er absolut ikke mindre komplekst når man skal lede hybridt, og navigere mellem det fysiske og det virtuelle. Nogle medarbejdere er måske ofte tilstede på kontoret mens andre primært er på hjemmefra. Det kræver målrettet fokus at skabe stærk teamspirit i hybride teams og at sikre fairness i ledernes bedømmelser af medarbejdere der måske ikke er så ofte på kontoret: Ledere skal lære at navigere mellem de to verdener, og målrettet personalelede på nye måder, herunder finde veje til at have mange små, uformelle interaktioner online med dem der sjældent er tilstede fysisk.
4. Sørg for at alle er med på rejsen
Det hybride giver den enkelte medarbejder mulighed for en øget grad af fleksibilitet, men nogen vil måske være nervøse for overhovedet at skulle møde fysisk op igen, mens andre stiller spørgsmålstegn ved hvorfor vi ikke bare skal tilbage. Det er vigtigt at kommunikere tydeligt og involvere medarbejderne. Gør det klart for alle at det er en transformations process og at der skal udvikles undervejs. Kommuniker bredt så alle forstår hvordan hybride muligheder vil bidrage positivt.
5. Gør kontoret attraktivt og invester i hybrid teknologi
Når medarbejderne har mere fleksibilitet til at arbejde hjemmefra, giver det arbejdspladsen mulighed for at gentænke hvordan kontoret skal indrettes. Hvordan fordrer man kreativiteten når vi alle er samlet? Hvordan gør vi det ekstra attraktivt at være på kontoret? Og hvordan gør vi det muligt for dem der er på kontoret at mødes hybridt med dem der er hjemmefra. Hvis teknologi og mødelokaler ikke er indrettet til det, kan det i en transformations periode være nødvendigt at bede alle om at deltage i møderne virtuelt fra egen pc. Men erfaringer viser at det ikke holder på sigt. De medarbejdere der ofte møder op på kontoret, ønsker at være tilstede sammen. Heldigvis går udviklingen stærkt for tiden, og omkostningen ved at indrette rigtige hybride møderum er faldende.
6. Byg hybride mødekompetencer
Ledelsen bør først og fremmest definere klare rammer for hvad der er forventeligt til møder. Er det ok at man ikke tænder kameraet fordi der er rodet i baggrunden, eller er det måske fair at have en politik der kræver du altid som medarbejder er kamera parat hvis du arbejder hjemmefra? Både ledere og medarbejdere skal lære at facilitere hybride møder – så vidt muligt. Det er først når 5 mennesker sidder sammen i et mødelokale og 2 deltager virtuelt at det virtuelle samarbejde skal stå sin test. Derudover bliver der brug for, at både ledere og medarbejdere kan vurdere, hvad der er gode rammer for at løse de enkelte opgaver, hvis det hybride arbejde skal fungere effektivt.
Vejen videre herfra
Den hybride arbejdsplads er ukendt territorie for mange. Og vi skal uden tvivl også lære og bygge videre undervejs. Men heldigvis er der mange gode erfaringer fra større internationale virksomheder vi kan bygge videre på.
Har i brug for inspiration eller sparring omkring jeres strategi? Så tager vi meget gerne en snak.
